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Nachricht / Rundschreiben

Der Nachricht-Tab ermöglicht den Versand von Rundschreiben an Mitglieder per E-Mail und/oder Briefpost.

Übersicht​

Mit dieser Funktion kannst du:

  • E-Mails an alle oder ausgewählte Mitglieder senden
  • Briefe via Pingen versenden lassen
  • Automatisch den richtigen Versandweg wählen (basierend auf Mitgliederpräferenzen)
  • Entwürfe speichern und später weiterbearbeiten
  • Nachrichten zeitgesteuert versenden

Versandarten​

Automatisch (empfohlen)​

Das System wählt basierend auf den Mitgliederpräferenzen:

  • E-Mail-Zustellung aktiv: Nachricht per E-Mail
  • Post-Zustellung aktiv: Nachricht per Briefpost
  • Beides aktiv: Nachricht per E-Mail (priorisiert)

Nur E-Mail​

Alle Empfänger erhalten die Nachricht per E-Mail.

  • Nur Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse werden berücksichtigt

Nur Briefpost​

Alle Empfänger erhalten die Nachricht per Briefpost via Pingen.

  • Nur Mitglieder mit vollständiger Adresse werden berücksichtigt
  • Verursacht Portokosten

Empfänger auswählen​

Alle Mitglieder​

Versendet an alle Mitglieder mit passenden Präferenzen.

Gefilterte Mitglieder​

Filtere nach:

  • Status: Aktiv, Passiv, Ehrenmitglied
  • E-Mail-Zustellung: Nur Mitglieder die E-Mail wollen
  • Post-Zustellung: Nur Mitglieder die Post wollen

Ausgewählte Mitglieder​

  1. Klicke auf "Empfänger auswählen"
  2. Wähle einzelne Mitglieder aus der Liste
  3. Bestätige die Auswahl

Die Anzahl ausgewählter Empfänger wird angezeigt.

Nachricht verfassen​

Vorlage verwenden​

  1. Wähle eine Vorlage aus dem Dropdown
  2. Der Text wird automatisch eingefügt
  3. Passe den Text bei Bedarf an

Verfügbare Vorlagen​

  • Einladung GV - Generalversammlung
  • Einladung Anlass - Allgemeine Event-Einladung
  • Zahlungserinnerung - Mitgliederbeitrag
  • Allgemeine Info - Neutrale Vorlage

Betreff (nur E-Mail)​

Gib einen aussagekräftigen Betreff ein. Dieser erscheint:

  • In der E-Mail-Betreffzeile
  • Als Titel im Brief (optional)

Nachrichtentext​

Rich-Text-Editor​

Der Editor unterstützt:

  • Fett und Kursiv
  • Überschriften
  • Listen (nummeriert und Aufzählungen)
  • Links
  • Tabellen

HTML-Modus​

Klicke auf "HTML" um den Quellcode direkt zu bearbeiten.

Klartext-Modus​

Für Briefpost wird automatisch ein Klartext generiert. Du kannst zwischen HTML und Klartext wechseln.

Platzhalter​

Platzhalter werden beim Versand durch die echten Daten ersetzt:

PlatzhalterWird ersetzt durch
{{anrede}}"Herr" oder "Frau"
{{vorname}}Vorname des Mitglieds
{{nachname}}Nachname des Mitglieds
{{email}}E-Mail-Adresse
{{strasse}}Strasse
{{plz}}Postleitzahl
{{ort}}Wohnort
{{status}}Mitgliedsstatus

Platzhalter einfügen​

  1. Klicke auf "Platzhalter einfügen"
  2. Wähle den gewünschten Platzhalter
  3. Er wird an der Cursor-Position eingefügt

Beispiel mit Platzhaltern​

Liebe/r {{vorname}} {{nachname}},

wir laden dich herzlich zur Generalversammlung ein.

Mit freundlichen Grüssen
Der Vorstand

Vorschau​

Bevor du versendest, prüfe die Vorschau:

  1. Klicke auf "Vorschau"
  2. Sieh dir die Nachricht mit echten Beispieldaten an
  3. Prüfe das Layout und den Inhalt
  4. Schliesse die Vorschau

Entwürfe​

Entwurf speichern​

  1. Verfasse deine Nachricht
  2. Klicke auf "Als Entwurf speichern"
  3. Gib einen Namen für den Entwurf ein
  4. Bestätige

Entwurf laden​

  1. Klicke auf "Entwürfe"
  2. Wähle einen gespeicherten Entwurf
  3. Der Text wird geladen

Entwurf löschen​

  1. Klicke auf "Entwürfe"
  2. Klicke auf das X neben dem Entwurf
  3. Bestätige die Löschung

Zeitgesteuerter Versand​

Versand planen​

  1. Verfasse die Nachricht
  2. Klicke auf "Zeitgesteuert senden"
  3. Wähle Datum und Uhrzeit
  4. Bestätige

Geplante Nachrichten anzeigen​

  1. Klicke auf "Geplante Nachrichten"
  2. Sieh alle ausstehenden Versendungen

Geplanten Versand abbrechen​

  1. Öffne die geplanten Nachrichten
  2. Klicke auf "Abbrechen" bei der gewünschten Nachricht
  3. Bestätige

Nachricht senden​

Sofort senden​

  1. Prüfe alle Einstellungen
  2. Klicke auf "Jetzt senden"
  3. Bestätige im Dialog
  4. Der Versand beginnt

Versandstatus​

Nach dem Senden siehst du:

  • E-Mails gesendet: Anzahl erfolgreicher E-Mails
  • Briefe erstellt: Anzahl erstellter Pingen-Aufträge
  • Fehler: Falls Probleme auftraten

Pingen-Integration (Briefpost)​

Wie funktioniert Pingen?​

Pingen ist ein Schweizer Dienst für den Briefversand:

  1. Dein Brief wird als PDF erstellt
  2. Pingen druckt und kuvertiert den Brief
  3. Der Brief wird per A-Post versendet

Kosten​

  • Pro Brief ca. CHF 1.50-2.50 (je nach Seitenzahl)
  • Wird vom Pingen-Guthaben abgezogen

Pingen-Guthaben prüfen​

  1. Gehe zum Tab "Post"
  2. Sieh den aktuellen Kontostand

Brief-Tracking​

  1. Gehe zum Tab "Post"
  2. Klicke auf "Briefe anzeigen"
  3. Sieh den Status jedes Briefs:
    • Erstellt: Auftrag eingegangen
    • In Druck: Wird gedruckt
    • Versendet: Unterwegs
    • Zugestellt: Angekommen

Dispatch-Log​

Alle Versendungen werden protokolliert:

  1. Der Admin kann das Dispatch-Log einsehen
  2. Es zeigt:
    • Zeitpunkt
    • Absender
    • Empfänger
    • Versandart
    • Status

Best Practices​

E-Mail-Betreff​

  • Kurz und prägnant (max. 60 Zeichen)
  • Wichtigste Info am Anfang
  • Keine Sonderzeichen

Gut: "Einladung GV am 15. März 2026" Schlecht: "!!! WICHTIG !!! Du bist eingeladen zur GV des FWV Raura am 15.03.26"

Nachrichtentext​

  • Persönliche Anrede mit Platzhalter
  • Klare Struktur mit Absätzen
  • Wichtige Infos hervorheben
  • Kontakt für Rückfragen angeben

Versandzeit​

  • Werktags zwischen 8-18 Uhr
  • Nicht an Feiertagen
  • Nicht am Wochenende (ausser dringend)

Fehlerbehebung​

E-Mail kommt nicht an​

  • Prüfe den Spam-Ordner des Empfängers
  • Prüfe die E-Mail-Adresse auf Tippfehler
  • Prüfe das Dispatch-Log auf Fehler

Pingen-Versand fehlgeschlagen​

  • Prüfe das Pingen-Guthaben
  • Prüfe die Adressdaten des Empfängers
  • Prüfe, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind

Platzhalter werden nicht ersetzt​

  • Prüfe die Schreibweise (mit doppelten geschweiften Klammern)
  • Prüfe, ob das Mitglied die entsprechenden Daten hat