Event-Management

Das Event-Management ermöglicht die Erstellung und Verwaltung aller Vereinsanlässe, von der Generalversammlung bis zum Dorffest.

Event-Übersicht

Event-Liste

Die Hauptansicht zeigt alle Events in einer Tabelle:

Spalte	Beschreibung
Titel	Name des Events
Datum	Start- und ggf. Enddatum
Kategorie	Art des Anlasses
Status	Geplant, Aktiv, Abgeschlossen, Abgesagt
Schichten	Anzahl Schichten / zugewiesene Personen
Anmeldungen	Anzahl Anmeldungen
Aktionen	Einladung, Bearbeiten

Filter und Suche

• Alle: Zeigt alle Events
• Kommend: Nur zukünftige Events
• Vergangen: Nur vergangene Events

Event erstellen

1. Klicke auf "+ Neues Event"
2. Fülle die Felder aus
3. Klicke auf "Speichern"

Grunddaten

Feld	Beschreibung	Pflicht
Titel	Name des Events	Ja
Untertitel	Zusätzliche Beschreibung	Nein
Slug	URL-freundlicher Name (auto-generiert)	Ja
Kategorie	Art des Events (siehe unten)	Ja
Status	Aktueller Status	Ja
Startdatum	Beginn des Events	Ja
Enddatum	Ende (bei mehrtägigen Events)	Nein
Ort	Veranstaltungsort	Nein
Beschreibung	Detaillierte Beschreibung (HTML)	Nein

Event-Kategorien

Kategorie	Beschreibung	Anmeldung	Schichten
Dorffest	Grossanlass mit Helfereinsatz	Schicht-Anmeldung	Ja
Aufbau	Aufbauarbeiten	Teilnehmer-Anmeldung	Nein
Abbau	Abbauarbeiten	Teilnehmer-Anmeldung	Nein
Ausflug	Vereinsausflug ohne Anmeldung	Keine	Nein
Ausflug mit Anmeldung	Vereinsausflug mit Anmeldung	Teilnehmer-Anmeldung	Nein
Sonstiges	Anderer Anlass	Optional	Optional

Event-Status

Status	Bedeutung	Sichtbar auf Website
Geplant	In Vorbereitung	Nein
Aktiv	Anmeldungen möglich	Ja
Abgeschlossen	Event ist vorbei	Ja (Archive)
Abgesagt	Event findet nicht statt	Nein

Anmeldungseinstellungen

Bei Events mit Anmeldung:

Feld	Beschreibung
Anmeldeschluss	Letzter Anmeldetermin
Max. Teilnehmer	Teilnehmerlimit (optional)
Kosten	Teilnahmegebühr (optional)
Organisator Name	Kontaktperson
Organisator E-Mail	Kontakt-E-Mail

Organisator-Zugang

Wenn aktiviert, erhält der Organisator:

• Eigenen Login-Link für das Event
• Zugriff auf Anmeldungen und Schichten
• Kann Arbeitsplan bearbeiten

Schichten verwalten

Schichten werden für Events der Kategorie "Dorffest" oder "Sonstiges" verwendet.

Schicht-Typen (Bereiche)

Bereich	Beschreibung
Allgemein	Allgemeine Helferaufgaben
Küche	Essenszubereitung
Bar	Getränkeausgabe
Service	Bedienung
Kasse	Kassentätigkeit
Springer	Flexibler Einsatz überall
Vorbereitung	Vorbereitungsarbeiten
Aufbau	Aufbauarbeiten
Abbau	Abbauarbeiten

Schicht hinzufügen

1. Öffne das Event zur Bearbeitung
2. Scrolle zu "Helfer-Schichten"
3. Klicke auf "+ Schicht hinzufügen"
4. Fülle aus:
   • Bereich: Wähle den Schicht-Typ
   • Name: z.B. "Schicht 1", "Morgen", etc.
   • Datum: Datum der Schicht
   • Start: Startzeit
   • Ende: Endzeit
   • Anzahl: Benötigte Helfer
   • Beschreibung: Optional
5. Speichere das Event

Springer-Schichten generieren

Für Events mit vielen Zeitslots:

1. Erstelle zuerst alle regulären Schichten (Bar, Küche, etc.)
2. Klicke auf "Springer generieren"
3. Das System erstellt automatisch Springer-Schichten für jeden Zeitslot

tipp

Springer-Schichten haben dieselben Zeitslots wie die anderen Schichten, werden aber als eigene Spalte im Arbeitsplan angezeigt.

Schicht bearbeiten

1. Klicke auf eine bestehende Schicht
2. Ändere die gewünschten Felder
3. Speichere

Schicht löschen

1. Klicke auf das X neben der Schicht
2. Die Schicht wird beim Speichern entfernt

warnung

Beim Löschen einer Schicht werden alle Zuweisungen entfernt!

Personen zu Schichten zuweisen

Person hinzufügen

1. Öffne das Event zur Bearbeitung
2. Klicke bei der gewünschten Schicht auf "Person hinzufügen"
3. Wähle ein Mitglied aus der Liste
4. Klicke auf "Zuweisen"

Person entfernen

1. Öffne das Event
2. Klicke auf das X neben dem Namen
3. Die Zuweisung wird entfernt

Aus Anmeldung zuweisen

Wenn jemand sich für das Event angemeldet hat:

1. Gehe zu den Anmeldungen
2. Klicke auf "Zu Schicht zuweisen"
3. Wähle die passende Schicht

Arbeitsplan

Der Arbeitsplan zeigt alle Schichten und Zuweisungen übersichtlich.

Arbeitsplan anzeigen

1. Klicke in der Event-Liste auf "Arbeitsplan"
2. Oder öffne das Event und klicke auf "Arbeitsplan anzeigen"

Arbeitsplan-Ansicht

Der Plan zeigt:

• Zeit: Zeitslots (z.B. 12:00-14:00)
• Bereiche als Spalten: Bar, Küche, Service, Kasse, Springer
• Zugewiesene Personen: Namen in den Zellen
• Leere Plätze: Striche für noch nicht besetzte Positionen

Arbeitsplan exportieren

Als PDF

1. Klicke auf "PDF herunterladen"
2. Das PDF wird generiert und heruntergeladen

Per E-Mail versenden

1. Klicke auf "Arbeitsplan versenden"
2. Alle zugewiesenen Helfer erhalten den Plan per E-Mail

Per Post versenden

1. Klicke auf "Per Post versenden"
2. Wähle die Empfänger (Mitglieder mit Post-Zustellung)
3. Der Plan wird via Pingen versendet

Anmeldungen verwalten

Anmeldungen einsehen

1. Öffne das Event
2. Die Anmeldungen werden unten angezeigt

Anmeldung genehmigen

1. Klicke auf "Genehmigen" bei der Anmeldung
2. Die Person wird zur angemeldeten Schicht zugewiesen
3. Eine Bestätigungs-E-Mail wird versendet

Anmeldung ablehnen

1. Klicke auf "Ablehnen"
2. Gib optional einen Grund an
3. Die Person erhält eine Absage-E-Mail

Alternative Schicht vorschlagen

Wenn die gewünschte Schicht voll ist:

1. Klicke auf "Alternative vorschlagen"
2. Wähle eine alternative Schicht
3. Die Person erhält eine E-Mail mit dem Vorschlag
4. Sie kann per Link annehmen oder ablehnen

Einladungen generieren

E-Mail-Einladung erstellen

1. Klicke in der Event-Liste auf "Einladung"
2. Der Einladungstext wird automatisch generiert
3. Passe den Text bei Bedarf an
4. Wähle "In Nachricht-Tab öffnen"
5. Wähle die Empfänger und versende

Einladungsvorlage

Die Vorlage enthält:

• Event-Titel und Datum
• Beschreibung
• Anmeldelink
• Kontaktinformationen

Kalender-Integration

ICS-Feed

Events werden automatisch als Kalender-Feed bereitgestellt:

https://api.fwv-raura.ch/calendar/ics

Dieser Link kann in Kalender-Apps abonniert werden:

• Google Calendar
• Apple Kalender
• Outlook
• Thunderbird

Event-spezifischer Download

Jedes Event hat einen eigenen ICS-Download-Link für einzelne Termine.

Event-Dashboard

Für Organisatoren gibt es ein separates Dashboard:

URL: fwv-raura.ch/event-dashboard.html?event=[EVENT-ID]

Funktionen im Dashboard

• Anmeldungen verwalten
• Schichten bearbeiten
• Arbeitsplan anzeigen
• PDF-Exporte
• Erinnerungen versenden

Erinnerungen versenden

Automatische Erinnerungen

Das System versendet automatisch:

• 24h vor Schichtbeginn: Erinnerung an zugewiesene Helfer
• 7 Tage vor Event: Anmeldeerinnerung (falls konfiguriert)

Manuelle Erinnerung

1. Öffne das Event
2. Klicke auf "Erinnerung versenden"
3. Wähle die Empfänger:
   • Alle Helfer
   • Nur bestimmte Schichten
4. Bestätige den Versand

Fehlerbehebung

Anmeldungen werden nicht angezeigt

• Prüfe, ob die Anmeldung aktiviert ist
• Prüfe den Event-Status (muss "Aktiv" sein)

Schichten werden nicht angezeigt

• Prüfe die Event-Kategorie (muss "Dorffest" oder "Sonstiges" sein)
• Speichere das Event erneut

Arbeitsplan ist leer

• Prüfe, ob Schichten existieren
• Prüfe, ob Personen zugewiesen sind